养老险档案作用与管理综述

（响水县劳动保险管理处 江苏响水 224600）cctv论文发表J(YmP.@AXQ

养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保

险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障cctv论文发表9C+Z3D9^Nx\

国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的养老保险工作

为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改

制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保cctv论文发表O-]:bp!} _.N0y0~

险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往

显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作cctv论文发表0p-qj`xfE9_U

开展就较为被动。cctv论文发表 b1e@)G[)i

一、养老保险档案的构成与特点

参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可cctv论文发表#|;Wr}Kf6bg

以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形cctv论文发表8Pn0R+[Bj&VH~m

成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声cctv论文发表^!k"G#pW8S-?1}X'V

像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员cctv论文发表e(aM0m7X

养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务

记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、cctv论文发表(L9sU@F.W;g

台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书

面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：

1. 涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以

及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险cctv论文发表*ibkv_X*N7A@(`

档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。

2. 信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化cctv论文发表!wh5D1_}9V

的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险cctv论文发表(N ]!w&_q

档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。cctv论文发表,xv0H8e cZ

3. 保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，

对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在cctv论文发表(q r%B^:iP4dLW

继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保

管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。cctv论文发表yQ4\U#I r hwM

4. 安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载

的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数cctv论文发表FC*T4g{3|y(\

确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工

资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，cctv论文发表4r t0yf(|2G

除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不

法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。cctv论文发表 f'Vyl#Y

二、养老保险档案的作用cctv论文发表 {(f9qA U'Z4x
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1. 养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据。养老保cctv论文发表'`UP7xa

险各项业务的办理要有凭有据，要符合国家政策，要能经得起检查，cctv论文发表b ],^c?XDe

养老保险档案就是养老保险管理工作的痕迹，必须要以准确、翔实

和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。cctv论文发表6h.[P7|z?)I/~-V

2. 养老保险档案是养老保险管理服务的延伸。准确完整的养老

保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，cctv论文发表Q1S]ssm

也为领导决策提供了有说服力的依据，具有潜在价值向现实价值的

合理转化的功能。cctv论文发表 o-x3Y g]%bMMW5h

3. 养老保险档案是提高统筹层次的必要条件。由于现有养老保cctv论文发表e_5C#{@/I1u

险统筹层次的问题，各地养老保险信息不能互通，资源不能共享，cctv论文发表 [6Wq.a dtSg$no)U

通过建立健全养老保险档案，就可以逐步解决数据共享问题，为提

高统筹层次创造必要条件。cctv论文发表;g0tjK;q_6f~

4. 养老保险档案是整合社保档案的必要条件。由于各险种的统cctv论文发表$f6G(qD5O8oU0s4_

筹层次、归属经办部门不同一，目前要建立统一的社会保险档案有cctv论文发表F:zo5}u,~.xh2J

一定难度。但养老保险在社会保险中实施最早，数据最齐，具有不

可动摇的基础地位，所以先建立和完善养老保险档案，同时其它险

种依照各自特点和要求逐步建立健全各种台账，随着社会保险政策

的不断完善和统筹层次的不断提高，为最终形成一个完善的社会保

险档案创造必要条件。cctv论文发表S0ok!v&uU#C4a#t

三、如何建立健全养老保险档案cctv论文发表Lw3Y5S:gM%_.c:| D

1. 充分认识养老保险档案的重要性，加强基础管理。如果缺乏cctv论文发表}7U:]"VU
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对养老保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案cctv论文发表.c&I([4R?vpWc

管理机制，那么，即使给齐各种材料，档案也必定是丢三落四、杂cctv论文发表"h/la$r;` E+^bDRD

乱无章，那么养老保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保cctv论文发表mM9C
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证其能够充分发挥价值。所以要把养老保险档案管理列为一项基础cctv论文发表 g"o5qZ:LN

管理工作，是养老保险工作整体中不可分割的一部分，只有这样，cctv论文发表x S|v"zFS%b

才能以清醒的头脑和正视的态度去做好这项工作。cctv论文发表;C2d3ld?~6[1C fV:j

2. 对养老保险档案进行科学分类和有序整理。档案分类不仅是

档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具

有主导作用，养老保险档案同样如此。没有科学的分类，养老保险

档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更不用说健全了。cctv论文发表;u/Leg;m;J]Q8n

所以，确定分类标准，实现科学分类，是养老保险档案建立健全的cctv论文发表3wx0u+B#JG0\oWd

基础，引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和

地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、cctv论文发表,Jr6qc+}+j{~
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实施时间等要素分类归档，对于经办机构和企业在养老保险管理工cctv论文发表 F8@FK},i.f-J

作中的各种记录，比如社会保险登记证、各类报表、说明或证明材cctv论文发表+x+Yd)n1{r{&e

料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与

参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户

转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案cctv论文发表he-P"T^ Y3c

管理过程中，还应当注意有序整理。一是要规范编号，包括个人身

份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，在养老保险

档案管理中都要进行整理和规范。二是要把握业务规律，比如日常

业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。cctv论文发表
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三要做好动态管理，对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分cctv论文发表L0xK,E'G-p

类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态。

四要做到常态管理，经常性、制度性的整理养老保险档案，保持档cctv论文发表w1U#Zy['p

案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。cctv论文发表g\ A,U?F

3. 养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放

和交接衔接。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，

明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制

度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，cctv论文发表a(`K|!A:l:K

重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，cctv论文发表N\H3Wn/mF.E

必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。cctv论文发表6tR2Gx
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这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后cctv论文发表0p/J5@;_2SG"n7UR!HsL

续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局cctv论文发表1~[u;XB H7|5lp

调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变

迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任

者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名

册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦cctv论文发表a D[6tHh"r }i

损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，

可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行cctv论文发表1~EW z2VQ]{

好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的

延续性。cctv论文发表8vJ*A'F*^9AU3tP

4. 养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算cctv论文发表%XMU/P"Nr)x@

机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，cctv论文发表*`p%\;d-FpH'j

实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社cctv论文发表[oh/f/]

会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，cctv论文发表dA-Erhw

也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网cctv论文发表ho/w;fG;[bk1Et

络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且cctv论文发表uei5XChYfv1a+H{

在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

总之，要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展，强

化社保经办机构管理服务职能，增强服务手段，切实保障国家、企cctv论文发表!R {A0K5OY(u j-Z'{

业和参保人员的合法权益，就必须深刻认识养老保险档案的作用与

意义，建立健全养老保险档案，在构建和谐社会的伟大进程中更好cctv论文发表5B#V.[8[ef