浅谈数字化背景下的档案信息资源管理

（国网新疆电力公司电力科学研究院供电服务中心 830017）cctv论文发表/]FG4M+XL*UE

【摘要】当今社会信息技术的飞速发展，为档案信息资源的管

理和传播提供了很大的便利，同时也存在许多的挑战。文章就如何

做好数字化背景下的档案信息资源管理等问题进行了探讨。

【关键词】数字化；档案信息资源；管理

目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和

使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已cctv论文发表/sk'O1mW"}

成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的

广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经cctv论文发表K)G w;H*v8Z_

成为可能。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，cctv论文发表7uvg \5q1H$sLx;{

这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转cctv论文发表V9G6g)Z8CK
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变，由传统的管理理念向现代管理理念的转变，同时贯穿于管理实cctv论文发表0vvW:CrQe]

践之中。cctv论文发表.g
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一、数字化档案管理的优点

1. 信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用

性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询cctv论文发表3D1]@Y@1pS!{7i y

和实时浏览等特点。cctv论文发表]zw(NP"sP

2. 资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，

实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。cctv论文发表Tc1kV&zSeEU B

3. 信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技cctv论文发表
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术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用cctv论文发表/}6rYe)t$v

电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可cctv论文发表JJ&j"e q @`

以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更

为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。cctv论文发表2_D$Dqo%C,W?G!V

查询速度快、保存时间长、保真性高；内容全面完整、真正实时在线。cctv论文发表X;x"Ut-t(m&b'e4R O

二、数字化档案信息资源管理的主要工作

数字化档案信息资源管理主要包括以下几个方面的工作：一是cctv论文发表P{1a].O"pp

现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部

建立具备连接各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽cctv论文发表~/sM.E6JIb

带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他cctv论文发表|!]p-W:Vk)B

信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、

办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部

门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库cctv论文发表o.gCx5r0H6{{~sg&m

转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是

建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息cctv论文发表g i7HH4Z7] hy

资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。cctv论文发表mk(e$q*bl!E?"[H

三、数字化档案信息资源管理发展中存在的主要问题

1. 信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人

非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和cctv论文发表 X@E;\!B&c'TxMd8dc R

学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，

这也是影响数字化档案管理快速发展的原因之一。cctv论文发表z
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2. 硬件设施还有待加强。数字化档案管理是一项耗资巨大的工

程，需要投入许多人力物力。目前我们省馆的硬件设备还远远没有cctv论文发表Wg$j4xF6O.\

达到国家数字化档案馆标准要求，就是与本省发达地区的市级档案

馆比，也不占有优势。cctv论文发表4RS,uUP/R0\

3. 对档案信息安全不容乐观。在档案逐步数字化的过程中，纸cctv论文发表Z Y:oh'B0`O\0E8Kb+Z

质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由cctv论文发表)H_3f]c FS

于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。

例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造cctv论文发表,YN0b,G
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成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保

证计算机系统、网络的绝对安全。cctv论文发表{)T*f kAJ,|

四、如何做好数字化背景下的档案信息资源管理

1. 要建立健全管理制度体系。从人员的管理到软件、硬件要求cctv论文发表| Dl D0s

都作了明确的规定。如：人员安全管理制度、文档管理制度、系统

运行环境安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、建立数字档cctv论文发表[T-hE*S_R^

案信息管理的记录系统等。人员安全管理制度强调安全审查制度、cctv论文发表
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岗位安全考核制度、安全培训制度；文档管理制度要求对已经存储cctv论文发表Q2F Td#Ne$d

的数字档案信息均应进行划控和密级分类，对敏感信息与机密信息cctv论文发表`/D"ir+i R%sC

应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁

坏；系统运行环境安全管理制度主要是指机房出入控制、环境条件cctv论文发表G8g9vcH s

保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等；cctv论文发表0L6P\G&e*Z

应用系统运营安全管理制度包括操作安全管理、操作权限管理、操

作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用

系统备份管理、应用软件维护安全管理等。从技术上防止数字档案cctv论文发表7[m%T']_`(c|7|

信息被人为地修改，增强数字档案信息的可靠性。但在计算机技术

领域中，总是在侵入与反侵入、破解与反破解的斗争中前进，没有cctv论文发表3i!Gvra1DR@4B&ra

绝对安全的概念。因此，无论技术发展到哪一步，管理制度始终是

一项重要的保障。要求建立数字档案信息管理的记录系统，是因为cctv论文发表d[h{xJ

数字档案信息形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在

形式，如果没有相关信息可以证实信息的内容没有发生任何变化，cctv论文发表a9qRV:y7|"I

就无法确认它的真实性。因此，应建立和执行严格的保管制度，为

每一份数字档案信息建立必要的记录，记载信息的形成、管理和使

用情况，用这些记录来证实其内容的真实性。

2. 加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档

案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资cctv论文发表?
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源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发cctv论文发表@n.D'DLE;q

利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与cctv论文发表;? nA"BSlH?

档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代

管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，

以适应档案信息化的发展。cctv论文发表M+vmCe

3. 正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录

入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处cctv论文发表cI~|,{,A*W

理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体cctv论文发表8Ij%x#uc/U-a

上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作

用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度cctv论文发表$W ni5aSl,]dC

比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号

的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过

计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，cctv论文发表!A-q _ a(@ d~

但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性

和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被

察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极

实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对cctv论文发表;vC%]V|^kk

应的纸质档案。

4. 加大档案现代化管理的投入。1）应投入大量的精力关心和

支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选cctv论文发表Oy0Sr*]

拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核

范围。2）各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听

取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导

档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。3）cctv论文发表9]m,| j9X&tyf9o

领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥cctv论文发表aJ6Gx"k0W@+eg

优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高。4）cctv论文发表5K*?tH[H5`i.{m

宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上

实现管理内涵和技术手段的创新。cctv论文发表/Dtvq QP s

五、结语cctv论文发表*GC9L@p5D

由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成cctv论文发表@i b$^$Z5iC&c B

为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建cctv论文发表djcw,x,t

立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中

心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将

从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充

当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过网络向利

用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不cctv论文发表(t:|#DT/B{;`W Mz3w