养老险档案作用与管理综述

（响水县劳动保险管理处 江苏响水 224600）

养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保cctv论文发表 _%QZnE D

险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障

国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的养老保险工作cctv论文发表kZ0iNkX1mmN

为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改cctv论文发表I&f&EtD3UwS

制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保cctv论文发表_C;ltOS0ia

险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往

显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作

开展就较为被动。

一、养老保险档案的构成与特点

参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可

以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形cctv论文发表:o-Q{+~C4vu

成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声

像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员

养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务

记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、

台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书cctv论文发表{(h6z5_ H PYf
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面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：cctv论文发表,vR"YG&|

1. 涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以

及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险

档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。

2. 信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化cctv论文发表T_ZZ!N yAy)Zz

的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险cctv论文发表+S~(Y`3?-B%W&tk

档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。

3. 保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，cctv论文发表N,g_mA0V

对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在cctv论文发表%S&Xfy{{

继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保

管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。

4. 安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载cctv论文发表DeXk,Z6Wy!H$~r+f

的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数cctv论文发表0tgZM"d

确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工

资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，

除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不cctv论文发表7z`(c.S
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法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。cctv论文发表%Q&K/o&B;fI
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二、养老保险档案的作用cctv论文发表 j H3b]#N"v ~9u k_"B v.N

1. 养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据。养老保

险各项业务的办理要有凭有据，要符合国家政策，要能经得起检查，cctv论文发表M:f
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养老保险档案就是养老保险管理工作的痕迹，必须要以准确、翔实cctv论文发表%] W-YrG"rW.o

和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。cctv论文发表5@4L+sA't_]

2. 养老保险档案是养老保险管理服务的延伸。准确完整的养老

保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，cctv论文发表0dY0M&ll

也为领导决策提供了有说服力的依据，具有潜在价值向现实价值的

合理转化的功能。cctv论文发表"B?d
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3. 养老保险档案是提高统筹层次的必要条件。由于现有养老保cctv论文发表LLw%m9P9Rz

险统筹层次的问题，各地养老保险信息不能互通，资源不能共享，cctv论文发表"?j+LI/J0G]

通过建立健全养老保险档案，就可以逐步解决数据共享问题，为提

高统筹层次创造必要条件。

4. 养老保险档案是整合社保档案的必要条件。由于各险种的统cctv论文发表y CQ7E W?*f3N

筹层次、归属经办部门不同一，目前要建立统一的社会保险档案有cctv论文发表J&}7?a8tb9Y&Kj

一定难度。但养老保险在社会保险中实施最早，数据最齐，具有不

可动摇的基础地位，所以先建立和完善养老保险档案，同时其它险cctv论文发表&Qj-d D?l%X~ {

种依照各自特点和要求逐步建立健全各种台账，随着社会保险政策

的不断完善和统筹层次的不断提高，为最终形成一个完善的社会保

险档案创造必要条件。cctv论文发表?s$z5C0yP

三、如何建立健全养老保险档案cctv论文发表,WJ+ZK!{K6A"EP

1. 充分认识养老保险档案的重要性，加强基础管理。如果缺乏

对养老保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案

管理机制，那么，即使给齐各种材料，档案也必定是丢三落四、杂cctv论文发表%Xjo`tz"f n~*}

乱无章，那么养老保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保cctv论文发表"LSWS+Cq4_

证其能够充分发挥价值。所以要把养老保险档案管理列为一项基础cctv论文发表#W}{!q%V@

管理工作，是养老保险工作整体中不可分割的一部分，只有这样，cctv论文发表 Z!W(v f'J7De4S

才能以清醒的头脑和正视的态度去做好这项工作。

2. 对养老保险档案进行科学分类和有序整理。档案分类不仅是cctv论文发表F `1u*w]1l

档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具

有主导作用，养老保险档案同样如此。没有科学的分类，养老保险cctv论文发表6}+G'd6KUM ^
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档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更不用说健全了。cctv论文发表:Q#c?l;G F;pCa$b8I

所以，确定分类标准，实现科学分类，是养老保险档案建立健全的

基础，引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和

地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、cctv论文发表8du1rj8y!s LDU

实施时间等要素分类归档，对于经办机构和企业在养老保险管理工cctv论文发表g8csWq.}3J'^

作中的各种记录，比如社会保险登记证、各类报表、说明或证明材cctv论文发表L+}V+RC([\DE?LF

料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与

参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户

转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案

管理过程中，还应当注意有序整理。一是要规范编号，包括个人身cctv论文发表[qB$t0@?1w2mK

份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，在养老保险

档案管理中都要进行整理和规范。二是要把握业务规律，比如日常cctv论文发表,P| Otd$w a t s%z

业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。cctv论文发表bI$rE*{

三要做好动态管理，对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分

类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态。

四要做到常态管理，经常性、制度性的整理养老保险档案，保持档cctv论文发表+pqx3wN]F

案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。cctv论文发表f3k$obh5a_5V?

3. 养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放cctv论文发表5HrObYk%j&@

和交接衔接。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，cctv论文发表v Q(i3P[;DsWf P

明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制

度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，cctv论文发表Jv:Xv.o`/B

重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，cctv论文发表1F:A1|"`#g%X

必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。cctv论文发表%K1~+{$|'Ur:N hs

这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后

续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局

调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变

迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任cctv论文发表
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者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名

册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦

损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，cctv论文发表 }2F@&]|

可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行

好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的

延续性。cctv论文发表$o}TvE^"g~f@'f%]H

4. 养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算

机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，

实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社cctv论文发表/e0]*RMoIt"DT[

会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，cctv论文发表_d9D#i2G2HwX&h

也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网

络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且

在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。cctv论文发表{/wb;M`k!nB

总之，要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展，强cctv论文发表de!A8Ne1B

化社保经办机构管理服务职能，增强服务手段，切实保障国家、企cctv论文发表7ri ~P2wP`

业和参保人员的合法权益，就必须深刻认识养老保险档案的作用与cctv论文发表lu!e%Q3u0_
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意义，建立健全养老保险档案，在构建和谐社会的伟大进程中更好