浅谈数字化背景下的档案信息资源管理

（国网新疆电力公司电力科学研究院供电服务中心 830017）cctv论文发表p[&I6ULXCgm'J

【摘要】当今社会信息技术的飞速发展，为档案信息资源的管

理和传播提供了很大的便利，同时也存在许多的挑战。文章就如何

做好数字化背景下的档案信息资源管理等问题进行了探讨。

【关键词】数字化；档案信息资源；管理

目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和cctv论文发表6{;b
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使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已

成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的cctv论文发表:}`Z| gb~

广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经

成为可能。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，

这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转

变，由传统的管理理念向现代管理理念的转变，同时贯穿于管理实cctv论文发表9]c7D{+hz#a [1|

践之中。cctv论文发表2B6Z0{#UJH n.KG

一、数字化档案管理的优点cctv论文发表R Bm|-_UlX8w7G

1. 信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用cctv论文发表,yui;q?#d7~3s

性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询cctv论文发表X9TH1\y3j1S@-^

和实时浏览等特点。cctv论文发表P1t*\wT;Ic} S

2. 资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，

实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。cctv论文发表,{9B^
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3. 信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技

术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用

电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可

以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更cctv论文发表4EzjF+c&UU

为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。cctv论文发表m,h&m2E-F^&_0z

查询速度快、保存时间长、保真性高；内容全面完整、真正实时在线。

二、数字化档案信息资源管理的主要工作

数字化档案信息资源管理主要包括以下几个方面的工作：一是

现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部cctv论文发表@g%}gk~0bR

建立具备连接各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽cctv论文发表c,E(rLF O

带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他

信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、

办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部

门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库

转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是cctv论文发表o;\ XV3I\)n*o

建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息

资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。cctv论文发表6JMLJ*sY6}Q

三、数字化档案信息资源管理发展中存在的主要问题cctv论文发表a0^9spSZgU

1. 信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人

非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和cctv论文发表h-dy-O8k1GDt

学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，cctv论文发表$J$G |E6d`)nmP

这也是影响数字化档案管理快速发展的原因之一。

2. 硬件设施还有待加强。数字化档案管理是一项耗资巨大的工

程，需要投入许多人力物力。目前我们省馆的硬件设备还远远没有

达到国家数字化档案馆标准要求，就是与本省发达地区的市级档案cctv论文发表!E _9h6HV;Ju2C]i[

馆比，也不占有优势。

3. 对档案信息安全不容乐观。在档案逐步数字化的过程中，纸cctv论文发表?s2rH I*d_ b

质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由cctv论文发表#a$H(JnZb

于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。cctv论文发表_i
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例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造

成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保cctv论文发表D5P+hNav

证计算机系统、网络的绝对安全。cctv论文发表n-_-i8AZb

四、如何做好数字化背景下的档案信息资源管理cctv论文发表;Cj)U@+B%n~`

1. 要建立健全管理制度体系。从人员的管理到软件、硬件要求cctv论文发表{L4I.[!~Bo

都作了明确的规定。如：人员安全管理制度、文档管理制度、系统cctv论文发表5O{"j$gh*i~$ZA l

运行环境安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、建立数字档cctv论文发表)He%O-APf7L

案信息管理的记录系统等。人员安全管理制度强调安全审查制度、

岗位安全考核制度、安全培训制度；文档管理制度要求对已经存储

的数字档案信息均应进行划控和密级分类，对敏感信息与机密信息

应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁cctv论文发表*ag d;m:_;ev

坏；系统运行环境安全管理制度主要是指机房出入控制、环境条件cctv论文发表9Gm\(d tmhC

保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等；

应用系统运营安全管理制度包括操作安全管理、操作权限管理、操cctv论文发表D;h4MoP5m*lGL6}

作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用cctv论文发表.X
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系统备份管理、应用软件维护安全管理等。从技术上防止数字档案

信息被人为地修改，增强数字档案信息的可靠性。但在计算机技术cctv论文发表 D,hk2H"l| B

领域中，总是在侵入与反侵入、破解与反破解的斗争中前进，没有cctv论文发表EzOZw0x

绝对安全的概念。因此，无论技术发展到哪一步，管理制度始终是cctv论文发表L:gVl._ B

一项重要的保障。要求建立数字档案信息管理的记录系统，是因为cctv论文发表;o ^g#Ky+u]

数字档案信息形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在

形式，如果没有相关信息可以证实信息的内容没有发生任何变化，

就无法确认它的真实性。因此，应建立和执行严格的保管制度，为

每一份数字档案信息建立必要的记录，记载信息的形成、管理和使

用情况，用这些记录来证实其内容的真实性。cctv论文发表1|"D3UsJ`D7x

2. 加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档cctv论文发表@ Q&s)QMM

案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资

源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发

利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与

档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代cctv论文发表 o'z1Qq wr

管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，cctv论文发表!xj'Ii @w

以适应档案信息化的发展。

3. 正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录

入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处cctv论文发表~AO S9[

理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体

上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作cctv论文发表5Ob/W.Is6W

用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度cctv论文发表b5qgf1Z2dr

比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号

的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过

计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，

但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性cctv论文发表`%Op)pqFxr

和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被

察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极

实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对

应的纸质档案。

4. 加大档案现代化管理的投入。1）应投入大量的精力关心和cctv论文发表9m b\HR!r

支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选

拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核

范围。2）各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听

取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导cctv论文发表jzn Ys0@1y

档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。3）

领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥cctv论文发表@8s6kN \J5x

优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高。4）

宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上

实现管理内涵和技术手段的创新。cctv论文发表4m8u/b-`.HX7f

五、结语

由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成

为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建

立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中

心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将

从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充

当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过网络向利cctv论文发表+Ve7K+d+|z&ys

用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不