试析人事档案代理制度

另外，我国目前的政府信息公开实践也为档案法规的滞后敲响了警钟。截至2008年底，全国3124家国家综合档案馆中有2807家(占总数的89.9％)开展了现行文件利用工作。现行文件的开放是政府信息公开的重要形式之一，而这种做法在档案法规中无法找到依据。 cctv论文发表K z'u^5qD8m(_
　　(二)信息公开的全面性与档案法规部分规定的局限性。本来可向公众开放的现行文件，进入档案馆后就像走上了“神坛”，使公众对其望而却步。这些都是档案法规不合时宜的规定所导致的，从而导致政府信息公开难以全面开展。在西方一些拥有相对健全信息公开制度的国家，公开是一般原则，不公开才是例外，除法律规定的涉及国家安全、商业秘密、个人隐私等少数信息外，绝大部分信息都是公开的。在我国，政府掌握的绝大部分信息仍处于封闭、闲置或半封闭、半闲置状态。档案法规中在政府信息管理者(档案行政部门和档案信息管理服务部门)与公众之间在权利、义务限定和保障等方面表现出明显的不均衡性，使我国的信息公开成为可为可不为的事情，致使信息公开的全面性大打折扣。
8d`:F1]2w/H0　　(三)信息公开的“亲民”性与档案法规的“保守”性。信息公开的重要目的之一是按照“公开是原则，不公开是例外”的原则解决信息获取中的不平等问题，让政府和公民“亲密接触”。档案法规中对开放档案期限、档案利用者身份、利用目的告知、利用范围、利用手续等一系列的限定，有违信息公开所要求的“亲民”、“开放”之目的。这种保守的规定，给信息公开造成了不小的障碍。虽然政府信息公开已经成为一种趋势，及时全面地公布信息是必要的义务。但是，由部门规章、内部规定、特权意识等组成的“玻璃门”(看着是敞开的实则进不去)，已经挡住了政府信息公开的步伐，档案法规就是主要的“玻璃门”之一。
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　　三、服务信息公开，切实解决档案法规与政府信息公开之间冲突的几点建议 cctv论文发表jj$z8_$` wc)M]
　　
5u)G"J#`6Xlw0　　从以上分析可以看出，档案法规已经与当前政府信息公开的法规、实践等产生了明显的冲突。这些冲突都是由长期以来档案管理思想及做法的封闭、保守与当前政府信息公开趋势之间的矛盾而引发的。这些冲突若不能得到有效解决，政府信息公开的发展必然会受到极大的制约。 cctv论文发表UV0B$a!T1L
　　一要进一步完善档案法规，使其更科学合理。针对《档案法》中某些规定有违政府信息公开趋势的问题，如档案开放期限为30年的规定导致档案封闭期限过长；保密档案相关规定不明确成为延长档案开放期的借口；对档案部门，《档案法》没有做出开放档案义务的规定，也缺乏有效的监督手段等等。因此，我们可从以下方面修订《档案法》：首先，在档案的开放利用时限方面，可以缩短甚至取消部分档案的开放期限；其次，为了扩大档案开放范围和提高信息公开的全面性，有必要根据实际需要明确并缩小保密档案的范围；第三，明确档案部门开放档案的法律责任，并规定相应的监督机制及惩处措施，从而实现对不作为档案馆及档案工作人员的有效监督。 cctv论文发表`Q)tkO~i%E
　　二要健全与《档案法》配套的法律法规，确保档案行政执法的可操作性。2008年以来，国家档案局已在全国各地档案部门广泛征集修订《档案法》的相关意见，目前已收集400余条。但一部法律的修订要经过多方面论证，要考虑长远的发展，也要兼顾其稳定性，多种因素决定着其修订的实施可能还有待时日。
%C6^Q't)B9C4`0　　为解决目前政府信息公开实际与现行《档案法》的不协调和冲突之处，建议制定一些相关的操作性强的地方法规。如上海市将原制定的《上海市档案管理条例》及时进行了修改，把档案馆作为政府公开信息查阅服务场所；广东省政府办公厅早在几年前就制定了《现行文件资料移送办法》，并向省档案馆提供了大量的已公开的现行文件，紧接着广东省又颁布实施了《广东省政务公开条例》，进一步确认了广东各级综合档案馆成为各级政府政务信息公开场所的法律地位。这些规范性文件或政府规章虽然与专门法律相比位阶较低，但其在实际工作中具有较强的可操作性。 cctv论文发表tbUF(cH
　　三要加强《档案法》与外部相关法律的相互衔接与协调。考虑到政府信息公开与档案的内在联系，政府信息转化为档案后必然受到《档案法》的约束。因此，建议政府信息公开时也尽可能地考虑与《档案法》之间的衔接与协调，消除不必要的冲突，使两者实现和谐发展。另外，我们要抓住政府信息公开这一契机，在修订和完善《档案法》及制定相关档案法规、规章时，协调好二者的关系，同时还要注重和其他法律法规之间的协调。2.及时收集代理人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况
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{0　　如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。代理机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和代理机构进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。
L#_4m#pE0　　3.明确代理机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序 cctv论文发表2Zn\AWX C)H
　　代理人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案代理机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作,人事档案代理机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与代理人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事代理人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。
oG){1H"yt2YW0　　4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案代理机构的服务质量 cctv论文发表8Qz/Bg2S'i
　　档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事代理制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及代理人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事代理人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。
M)C&w7CT0lD eM0　　5.实现代理人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能
WH*u\[5^0　　人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事代理人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。 cctv论文发表'Ld e%y+zj
　　实行人事档案代理制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案代理制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。
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